직장인 꿀팁 - 이메일 작성법

직장 생활에서 이메일 없이 업무 진행 하기 어려운 경우가 참 많다. 디지털 시대에서 이메일은 직장 생활의 중요한 요소로 자리매김하였다. 고객은 물론 내부 소통을 위해서도 이메일은 자주 사용되는데, 때문에 비즈니스 이메일 작성법에 대하여 간과 하는 경우를 많이 보았다. 
쉽게 가르쳐 주는 이도 없을 뿐더러, 배우고자 하는 이들도 적다. 

그래서 오늘은 신입사원들을 위한 비즈니스 이메일 쓰기에 대하여 알아보는 시간을 갖겠다.

 

 

 

 비즈니스 이메일의 핵심

지금부터 비즈니스 이메일 작성하는 법에 대해 알아보자.

1. 제목
이메일의 시작은 제목부터다. 전달하고자 하는 내용을 이해할 수 있게 함축적으로 요약하고 [중요], [긴급], [문의] 같은 말머리를 단다면 수신인이 좀 더 직관적으로 내용을 파악하는 데 도움을 줄 수 있다. 


2. 인사
본문에 들어가기에 앞서 간단한 인사 정도를 넣는다.
수신인의 이름과 직위 등을 언급하며 인사를 하면 상대방이 관심을 받고 있다는 인식을 가질 수 있어 좋다.
수신인이 불특정 다수라면 간단한 인사 정도만 한다. 


3. 본문
본문은 전달을 하고자 하는 궁극적인 내용이 담기는 부분이다.
이메일에서 본문 자체를 너무 길게 늘려서 쓰는 것은 좋지 않다. 본문에서 가장 중요한 내용은 맨 앞에 요약하여 적고, 글을 이어 쓰면서 요약한 내용을 풀어쓰는 식으로 작성하는 것을 추천한다. 
서두가 길지 않으면서 적당히 축약하고, 간결하게 쓰는 것이 핵심이다. 쓸데없는 기교는 비즈니스 메일에서 멀리해야 한다. 본문 내용이 불가피하게 길어진다면 중간중간 번호를 붙인다거나 중간 제목을 강조하여 읽는 이가 내용 파악을 할 때 용이하도록 해 주는 것이 좋다.


4. 끝맺음
본문까지 작성이 다 되었다면, 마지막으로 해당 내용에 관하여 문의가 있다면 회신을 달라는 내용을 적는 것이 좋다. 이메일에 하고자 하는 말을 다 적었다고는 하나 추가적인 질의가 있을 수 있으니 그에 대한 답변을 언제든지 해 줄 수 있다는 여지를 주는 것이 필요하다.
마지막으로 끝인사를 함으로서 이메일 작성을 마친다. 보편적으로 '감사합니다'를 쓰는 것이 좋고, '수고하십시오' 같은 표현은 사용을 자제한다.

 

5. 첨부
본문 내용 외 첨부파일을 통하여 내용을 전달할 경우라면 파일을 여러 개 업로드하는 것보다 1~2개 정도로 줄이고 그보다 파일 수가 많다면 압축하여 첨부하도록 한다.

 

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 이메일 전송 전 확인할 것들

모든 준비가 끝났다면 이메일 전송을 하기 전 반드시 작성한 내용을 다시 한번 검토한다. 
오타가 있거나 맞춤법이 틀릴 경우 이메일을 읽는 이로부터 신뢰를 잃을 수도 있기 때문이다.

회사마다 정해진 이메일의 서명이 있다면 사용을 하고, 별도 정해진 것이 없다면 만들어서 사용하는 것을 추천한다.
기본적으로 회사명, 소속팀, 이름, 직위, 연락처 등을 기록한 서명을 등록해 두고 사용하면 좋겠다.
이메일에서의 서명은 명함과 같은 역할로 상대로부터 믿음을 줄 수 있다.

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