인간을 위한 멀티 태스킹

할 일이 너무 많아서 시간이 부족하다. 일과 개인 프로젝트를 병행하며 어떤 종류의 사회 생활도 하고 싶을 때 시간 관리가 불가능한 것처럼 느껴질 수 있다. 하지만, 많은 팁이 있다. 가장 일반적인 팁은 가장 중요한 작업에 먼저 집중하라는 것이다. 그러나 중요하고 경쟁적인 작업 목록이 매우 길고 다른 사람들이 있을 때 시간과 에너지를 관리하는 시스템적인 복잡성을 해결하는 방법은 거의 없다.

 

다음을 고려해 보자.
옵션 1: 단일 작업에 집중하고 모든 방해 요소와 방해 요소를 무시한다. 많은 일을 하고 있지만 대응 능력이 저하된다. 당신을 믿고 있는 사람들은 당신의 의견이 필요하기 때문에 갇혀 있다.

옵션 2: 다른 사람들이 가능한 한 자신을 이용할 수 있도록 하고 그들이 당신의 의견이 필요할 때 매우 반응한다. 그들은 작업을 더 빠르게 진행하지만 자신의 결과는 좋지 않다.
 

 

두 옵션 모두 이상적이지 않다. 지식 근로자로서 귀하는 공동 작업자의 작업을 지원할 수 있을 만큼 충분히 대응하면서 이러한 중요한 작업을 완료해야 한다. 문제는 자신의 결과물을 최적화하는 것과 공동 작업자가 발전할 수 있도록 입력을 공유하는 것 사이에서 미묘한 균형을 찾는 것이다.

 

 

 

컴퓨팅에서 컨텍스트 전환은 한 작업의 현재 상태를 저장하여 이 작업을 일시 중지하고 다른 작업을 재개하는 프로세스를 의미한다. 이는 기본적으로 컴퓨터가 멀티태스킹을 수행할 수 있게 해주는 것이다. ("멀티태스크"라는 단어는 IBM이 1965년에 컴퓨터 기능을 설명하기 위해 고안했다. 인간이 멀티태스킹을 사용하기 시작한 것은 그 이후의 일이다.)

컨텍스트 전환으로 인해 컴퓨터의 성능이 저하되는 것과 마찬가지로 멀티태스킹에도 비용이 발생한다. 연구에 따르면 서로 다른 작업 사이에서 상황을 지속적으로 전환하는 것은 주의력에 끔찍한 영향을 미친다. 동시에 여러 가지 일을 하려고 하면 기본적으로 집중력이 떨어지고 성과도 떨어진다.

정신과 의사인 에드워드 M. 할로웰(Edward M. Hallowell)은 멀티태스킹을 “사람들이 둘 이상의 작업을 동시에 효과적으로 수행할 수 있다고 믿는 신화적인 활동”이라고 설명하기도 했다.
그러나 한 가지 일이 끝날 때까지 한 가지 일에 계속 집중할 수 있는 사람은 거의 없다. 이메일에 응답해야 하고, 고객에게 도움을 주어야 한다. 그렇다면 멀티태스킹이 성과에 미칠 수 있는 끔찍한 영향을 어떻게 피할 수 있는가?

 

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내가 주의 깊은 상황 전환이라고 부르는 것은 허용 가능한 수준의 반응성을 유지하면서 단일 작업에 계속 집중하는 것의 중요성을 강조하는 작업 관리에 대한 전략적 접근 방식이다.
여기에는 외부 요구에 따라 필요한 응답 수준을 정의하고, 작업을 이러한 응답 간격 내에 맞는 달성 가능한 단위로 나누고, 전용 시간 슬롯을 예약하는 작업이 포함된다.

이는 Algorithms to Live By 의 저자인 Brian Christian과 Tom Griffiths의 작업에서 영감을 얻었다. 그는 다음과 같이 썼다. “응답성을 최소 허용 한도 이하로 낮추지 않고 가능한 한 오랫동안 단일 작업을 유지하도록 노력해야 합니다. 얼마나 대응해야 하는지 결정한 다음 작업을 완료하려면 그 이상 대응하지 마세요.”

주의 깊은 상황 전환의 목적은 직장 안팎에서 건강한 관계를 유지하면서 생산성을 높이고 결과물의 품질을 향상시키는 것이다. 시도해 보자.

 

1. 대응 능력 정의

한 시간 이내에 답변을 기대하는 고가치 고객이 있는 경우 그만큼 대응해야 한다. 비즈니스에 중요하지 않은 SaaS 제품을 판매하는 경우 하루에 한 번 이메일에 응답하는 것이 좋다. 여기에는 빠르고 엄격한 규칙은 없지만 비즈니스에 어느 수준의 대응이 적합한지 파악해야 한다.

2. 관리 가능한 작업 설계

이제 응답 속도가 얼마나 필요한지 알았으므로 작업을 이러한 응답 시간 사이에 수행할 수 있는 관리 가능한 덩어리로 나눈다. 각 청크는 시작과 끝이 있어 현실적이어야 한다. 

3. 명확하게 의사소통

이러한 심층적인 작업 시간 중에는 응답할 수 없다는 점을 함께 일하는 모든 사람에게 알려라. 처음에는 이상하게 느껴질 수도 있지만 대개는 과도하게 의사소통하는 것이 가장 좋다.

4. 정기적 재방문

한 주에서 다른 주까지 시간 슬롯을 단순히 복제하지 마라. 무엇이 효과가 있었고 무엇이 효과가 없었는지 생각해 보자. 팀원들에게 적극적으로 피드백을 요청할 수도 있다. 자신에게 맞는 구성을 찾을 때까지 다양한 구성을 사용해 보자.

 

처음에는 약간의 작업이 필요하지만 주의 깊게 상황을 전환하면 주변 사람들을 소외시키지 않고 더 나은 작업을 더 빠르게 수행하는 데 도움이 된다.

출처 Ness Labs: Mindful context switching: multitasking for humans

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