[6부작] 아무도 알려주지 않는 보고의 방법 (보고의 기술) - 2부

 

아무도 알려주지 않는 그들의 속마음 2번째.

[승진의 정석] 저자 박소연
해당 글은 책의 일부분을 응용하고 가공한 부분이 있음을 밝힌다.

 

 

 

 보고의 스킬로 일잘러 소리 듣기

보고의 목적
상사들은 보고를 받을 때 잘 듣지 않는다. 그 이유를 '주의력 결핍 과잉행동장애'라고 한다.
많은 직장인들이 증후군을 하나씩 가지고 있다고 하는데, 임원들은 그 질병이 좀 심한 편이다.

실무자일 때는 진행해야 할 일들이 손에 꼽을 정도이지만, 임원이 되면 회의도 많고, 외부 일정도 폭발적으로 늘어난다. 그런 와중에 메일 확인차 잠깐 자리에 앉으면 그 사이 밀린 보고를 위해 직원들이 문제를 들고 온다.
휴대전화로 긴급히 처리해 줘야 할 일도 부지기수다.
상황이 그렇다 보니 업무를 보면서 보고를 받는 경우에는 제대로 보고를 듣지 않는 것처럼 보인다.
제대로 보고를 하지 않으면 듣는 도중에 다시 묻거나, 좋은 결과를 보고하면서도 욕을 먹을 수 있다.
그래서 보고의 목적을 분명하게 해야 한다.

상사에게 하는 보고는 크게 세 가지로 나눌 수 있다.
첫 번째, 자랑
당신이 지시한 일은 잘 진행되고 있으니 당신도 당신 상사에게 자랑하라.

두 번째, 현황
일은 잘 진행되고 있다. 참고로 알아야 할 것들이 있다.

세 번째, 도움
일 진행이 잘되지 않는다. 도와달라.

 

 

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보고는 두괄식으로
반드시 보고는 결과를 먼저 말한다.
예를 들어 지금 진행하고 있는 일이 난항을 겪다가 최근 좋은 방향으로 결과를 냈다고 해보자.

안 좋은 보고 형식 
난항을 겪고 있던 일에 대해 설명을 하고... "그래서 결론이 뭐야?"
어떻게 난항을 해결했는지... "그러니까 해결을 했다는 거야?"
해결을 위해 노력한 팀원을 언급하고... "내가 그런 얘기 듣고 싶어 하는 거 아니잖아"
결과적으로 좋은 소식이라고 마무리 했지만 보고를 듣고 있던 상사는 아마도 몇 번의 질문과 화를 냈을것이다.
좋은 소식을 보고 하고도 욕먹기 딱 좋은 형식이다.

좋은 보고 형식
이번에 진행하던 일이 잘 해결되었다. "그래? 잘 됐군. 어떻게 한 거야?"
그동안 애를 먹이던 문제를 처리했고... "그래. 고생이 많았군"
해결하느라 팀원들이 수고가 많았다... "그래. 이번 일 끝나면 회식이라도 하자고"
보고를 듣는 상사는 끝날 때까지 궁금증을 갖고 집중해서 들었을 것이다.
같은 소식이지만 보고하는 내내 분위기가 좋을 수밖에 없다.

보고 형식을 요약하면,
WHY 왜 보고 하는지,
WHAT 무슨 일이 있었는지,
HOW 어떻게 했는지,
이 순서를 잘 기억하고 보고하는 연습을 해 보자.

 

 

 

묻는 말에 정확히 답하라
당연히 묻는 말에 답하는 게 어렵겠나 싶지만, 많은 이들이 제대로 질문에 대한 답을 하지 않는다.

"보고할 자료는 다 되었나?"
"네 서너 장만 수정하면 됩니다."
그래서 자료가 다 되었다는 건지, 아직 안 됐다는 건지 애매하다.

"보고할 자료는 다 되었나?"
"마무리 확인 중입니다. 20분 정도면 끝납니다."

어떤 차이인지는 더 말하지 않아도 충분히 이해가 갈 것이다.

 

 

 

보고의 기한을 지켜라
두 유형의 직원 중 어떤 직원이 일을 잘 하는 직원일까?

1. 상사에게 보고 직전에 자료를 완성하는 직원. 자료 수준은 A
2. 데드라인 며칠 전에 자료를 완성하는 직원. 자료 수준은 B

예전에 쓴 글에도 언급했던 내용인데, 초안은 빠르게 작성해서 보고하는 것이 제일 좋다.
상사도 보고를 해야 하는데 미리 확인해 보고, 수정을 하거나 내용을 추가해야 하는 시간이 필요하다. 근데 날짜를 코앞에 두고 보고하는 직원은 누구라도 탐탁지 않다. 제아무리 자료 수준이 높아 수정이 필요 없다고 하더라도 말이다.

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