당신만 모르는 보고서 잘 쓰는 방법

연봉, 성과, 대인관계 등 직장인이라면 자연스럽게 얻게 되는 스트레스가 참 많지만, 그중 피할 수 없는 스트레스가 바로 보고서 쓰기 일 것이다.
이게 생각보다 업무적으로 많은 부분을 차지하고 있다.

그래서 오늘은 스트레스를 조금이나마 줄여 줄 '보고서 잘 쓰는 방법'에 대하여 알아보겠다.

 

 

 

 보고서 잘 쓰는 법

스트레스 유발자 '보고서'
보고서가 스트레스를 유발하는 이유를 들자면,
빠듯한 시간, 방대한 자료의 정리와 취합, 해당 분야에 대한 非(비) 전문성 등일 것이다. 
그나마 업무시간 내 끝이 난다면 당신은 일잘러. 하지만, 야근을 하더라도 시간 내 끝내기만 하면 그나마 다행이다.
자칫 주말까지 이어져 휴일을 반납해야 한다면 스트레스는 벗어날 수 없다.
직장 생활을 하는 한 보고서 쓰는 일은 숙명이다.

 

 

 

중요할 수밖에 없는 '보고서'
보고서가 중요하다는 것은 모두가 아는 사실이다. 싫어도 안 할 수 없는 이유기도 하다. 

직장 내에서 일어나는 내. 외부 문제를 단순히 공유하는 차원이라면 이렇게까지 머리 아플 일도 아니겠지만,
보고서라는 것이 아무래도 상. 하 관계에서 정해진 규칙과 절차를 거쳐야 하는 부분이다 보니 어렵게만 느껴진다.
보고서라는 것이 일어난 문제점에 대한 분석과 원인, 대책, 추가로 검증과 수평 전개 방식까지 세세하게 다뤄야 하기에 서로 간에 약속된 소통 방식을 따라야 한다.

또한 직장인은 업무에 대한 역량이나 성과를 보고서로 평가받기 때문에 개인에게도 중요하게 인식된다.
그래서 사실 업무적으로는 뛰어난 인재라 할지라도 간혹 보고서 작성이 엉망이어서 낮은 평가를 받고, 업무역량은 낮지만 보고서가 좋아 높이 평가받는 경우가 생기는 이유도 이 때문이다.

 

반응형

 

 

보고서 작성이 어려운 이유
보고서 작성이 어려운 이유는 다음과 같다.

1. 시간이 촉박하다
대개 보고서는 회사 내. 외부에서 문제가 발생했을 때 작성되는 경우가 많다. 그러다 보니 정해진 시간이 없고, 때로는 촌각을 다투기도 한다. 이때 문제점에 대한 분석과 해결책까지 내놓아야 하는데 시간에 쫓길 수밖에 없다.
단순히 문제 현상에 대한 내용만으로는 보고서의 역할을 다 했다고 할 수 없다.
반드시 문제점에 대한 대책이 수반되어야 한다. 선례가 없는 경우라면 대책 수립은 결코 쉬운 일이 아니다.

 

2. 상위자를 설득 시켜야 한다
앞서 언급했듯이 보고서는 상. 하 관계로 이루어져 있다 보니 나보다는 상위자를 이해시켜야 한다는 점이 가장 중요하다. 같은 문제를 가지고도 각기 다른 방식의 보고서가 작성된다. 그렇다면 보고를 받는 상위자도 보고서를 읽는 방식이 다르다는 이야기다.

이를테면,
▶ 데이터를 기반으로 간단히 요약된 보고서를 좋아하는 상사,
▶ 표나 그래프를 이용하여 가시화된 보고서를 좋아하는 상사,
▶ 보고서가 길어지더라도 세부적인 내용이 설명되어 있는 것을 좋아하는 상사 등
결국 보고를 받는 상사의 입장에서 마음에 들도록 작성되어야 한다.

 

3. 보고서는 재활용이 되지 않는다
비슷한 유형의 문제점에 대한 보고서라고 할지라도 이미 작성되어 보고가 된 자료는 참고 정도로만 사용될 뿐, 재활용되지는 않는다. 같은 내용의 보고서는 있을 수가 없는 이유다. 상황이 바뀌었다면 내용도, 근거도, 데이터도 바뀌어야 한다.

 

 

 

보고서 잘 쓰는 방법
지금까지 보고서 작성이 어려운 이유에 대해서 알아보았다면, 이번에는 보고서 잘 쓰는 방법에 대해 알아보자.

1. 6하 원칙
모든 보고서의 가장 기초가 되는 구성이다. 아니, 모든 글의 기본이라고 해도 되겠다.
6하 원칙에 의거하여 글을 나열해 보면 머릿속에 구상하는 보고서의 틀이 어느 정도 잡히는 것을 알 수 있다.

① 누가 ⇒ 문제의 대상 (사람이나 업체, 제품 등)
② 언제 ⇒ 발생 일자 (문제가 발생된 일자나 기간 등)
③ 어디서 ⇒ 발생 장소 (문제가 확인된 장소)
④ 무엇을 ⇒ 문제의 현상 (사람이나 업체, 제품 등의 문제 분석 같은 활동)
⑤ 어떻게 ⇒ 방법 (문제점에 대한 해결안 등)
⑥ 왜 ⇒ 사유 (해결안을 뒷받침할 이유 등)

6하 원칙으로 작성할 때, 보고서의 가장 핵심은 문제 발생에 대한 경위와 문제 현상이 서두에 있어야 하고,
문제점에 대한 원인이 뒤따라야 한다.
원인 분석에 대한 근거가 있다면 추가하는 것이 좋다. 해당 원인이 제대로 된 분석임을 설명되기 때문이다.
그리고 마지막으로 대책이 추가되어야 한다.

요약하면,
문제점에 대한 현상, 원인, 대책 3가지는 반드시 있어야 한다.


2. 논리
보고서는 상위자를 이해시켜 설득하는 방식이다. 그러기 위해서는 나타난 문제에 대하여 현상과 원인, 대책까지 근거를 제시하여 설명이 되도록 해야 한다. 구체적인 데이터가 있다면 좋다.
보고서만으로도 별도의 설명이 필요하지 않게 표현이 된다면 더할 나위 없다.


3. 단순화
회사마다 보고서의 작성 규칙과 절차가 있다. 그것을 잘 익혀 두고 따라 하는 것이 필요하다.
보고서에서 전문용어를 사용할 경우라면 모두가 알 수 있는 용어를 사용하고, 그렇지 않다면 쉬운 단어로 바꾸거나 각주를 달아 이해를 돕도록 해야 한다. 

대부분 엑셀이나, 파워포인트로 보고서를 작성하게 되는데,
이때 중요한 작업은 내용과 이미지, 그래프 등의 적절한 배치다.
한눈에 보기에 깔끔하고 가시화된 보고서는 보는 이로 하여금 신뢰감을 준다.
문장은 간결하게 표현하고, 일관된 배치로 정렬되게 하고, 폰트 종류나 크기, 색상 등은 통일되게 하는 것이 화려하지 않으면서 직관적이고, 고급스럽게 느껴질 수 있다.

---

▶ 함께 읽으면 좋은 글

[▶ 인사이트] - 롯데케미칼, 반등의 희망이 보인다

롯데케미칼, 반등의 희망이 보인다

[분류 전체보기] - 직원이 행복한 회사 만들기

직원이 행복한 회사 만들기